Nutikas ajastamise juhend

Nutikas ajastamine on viis, kuidas Taimli täidab teie kalendrit mõistlikult: määrab automaatselt spetsialisti, hoiab teie päevast väikesed tühimikud eemal ja blokeerib kohtumiste ümber lisaaega. Põhiseaded asuvad jaotises Settings > Booking & availability, paneelil Booking Settings, ning lisaks on igal teenusevariandil üks väli.

Ajastamise seaded ülevaatlikult

Avage Settings ja leidke jaotis Booking & availability. Viis seadet määravad, kuidas kliendid broneerivad:

Sama paneeli seade Calendar hours muudab ainult administraatori kalendris kuvatavaid tunde. See ei muuda aegu, mida kliendid saavad broneerida (vt Choose the hours shown on your calendar). Iga töötaja saab oma kalendri ajavahemikku muuta jaotises My Preferences.

Spetsialisti automaatne määramine

Kui klient ei vali kindlat spetsialisti, määrab Taimli spetsialisti automaatselt, kui broneering on esitatud. Broneerimisvoo etapis Choose a professional kuvatakse esimese valikuna Any available professional; selle valinud kliendid liiguvad otse aja valimise juurde ning spetsialist valitakse broneeringu esitamisel.

Etapp kuvatakse ainult siis, kui Let customers choose a professional on sisse lülitatud ja valitud teenuseid saab teha rohkem kui üks kvalifitseeritud spetsialist. Kui kvalifitseeritud töötajaid on üks või mitte ühtegi, määrab Taimli spetsialisti automaatselt ja klient seda etappi ei näe.

Automaatne määramine käib teie töötajate järjekorras, nii et broneeringud jagunevad ega lange alati samale töötajale. Töötaja saab sobida ainult siis, kui ta:

• Saab teha kõiki valitud teenuseid (vt Managing Staff Capabilities)

• On saadaval kogu kohtumise ajaks, sealhulgas puhverajaks

• Tema kalendris ei ole kattuvat kohtumist

• Vastab tühimike vältimise ja minimaalse etteteatamisaja reeglitele

Tühimike vältimine

Seade Gap prevention määrab, kas klientide broneeringuajad peaksid vältima kalendrisse väikeste tühimike tekitamist. Sellel on kuus valikut:

• Off: kliendid saavad broneerida mis tahes sobiva algusaja. Kohtumiste vahele võivad jääda väikesed tühimikud.

• Reduce calendar gaps: pakutavad algusajad järgivad rütmi, mis põhineb valitud teenuse täielikul blokeeritud kestusel (koos puhverajaga) või kaitstud tühimikul, olenevalt sellest, kumb on pikem. Kaitstud tühimik saadakse teie pikima teenusevariandi kestusest koos puhverajaga, kuid see on piiratud 120 minutiga.

• Back-to-back bookings (first booking unrestricted): kui ajavahemikus on vähemalt üks kohtumine, jäävad broneeritavaks ainult olemasoleva kohtumisega vahetult külgnevad algusajad. Tühjas ajavahemikus jäävad alles kõik algusajad.

• Back-to-back bookings: sama reegel kehtib pärast kohtumise lisamist, kuid tühjas ajavahemikus jäävad broneeritavaks ainult esimene ja viimane algusaeg.

• Strict gap prevention: kui ajavahemikus on kohtumine, jäävad broneeritavaks ainult selle kohtumisega või ajavahemiku vaba servaga tihedalt külgnevad algusajad. Keskmised ajad eemaldatakse. Tühjas saadavusvahemikus jäävad broneeritavaks ainult esimene ja viimane algusaeg.

• Strict gap prevention (first booking unrestricted): pärast vähemalt ühe kohtumise lisamist toimib see samamoodi, kuid tühjas saadavusvahemikus jäävad alles kõik genereeritud algusajad.

Tühimike vältimist rakendatakse nii siis, kui Taimli genereerib klientidele nähtavaid ajavahemikke, kui ka esitatud broneeringu valideerimisel. Kui klient esitab aja, mis enam ei kehti, näeb ta teadet „That time is not available anymore, please choose another time.“ ja naaseb aja valimise juurde.

Teenusevariandi puhveraeg

Väljade New Service ja Edit Service väli Buffer lisab pärast kohtumist blokeeritud aega minutites (vt Create and manage service variants). Määrake see iga variandi jaoks eraldi, näiteks klientidevaheliseks koristusajaks.

Puhveraeg pikendab kalendris blokeeritud aega, kuid mitte kliendile nähtavat kestust. 30-minutiline teenus 15-minutilise puhverajaga blokeerib töötaja kalendris 45 minutit, samal ajal kui klient broneerib näiliselt 30-minutilise kohtumise. Puhveraeg ei lükka algusaega edasi; see vähendab ajavahemikku mahtuvate algusaegade arvu ja võib muuta ajavahemiku broneerimiseks liiga lühikeseks.

Kui klient broneerib mitu teenust, liidetakse kestused ja puhverajad: 30-minutiline teenus 30-minutilise puhverajaga nõuab töötajalt 60 minutit saadavust. Puhveraega kasutatakse ka seade Reduce calendar gaps puhul kaitstud tühimiku arvutamisel.

Levinud broneerimispiirangud

Need reeglid määravad, kas algusaega saab broneerida, ja igaüks neist võib ajavahemikke märkamatult eemaldada:

• Availability: kliendid saavad broneerida ainult teie avatud ajavahemikes (vt Setting Up Your Availability).

• Capabilities: broneeringu jaoks on vaja töötajat, kes on kvalifitseeritud kõigi valitud teenuste tegemiseks, välja arvatud juhul, kui Visits with several professionals määrab igale teenusele erineva kvalifitseeritud spetsialisti. Teenuseid, mille jaoks pole ühtegi kvalifitseeritud töötajat, ei saa veebis broneerida.

• Time slot interval: algusaegu pakutakse iga 15, 30, 60 või 90 minuti järel. Kui saadavus algab ajavõrgustiku vahepeal, ümardatakse algus järgmise intervallini.

• Minimum lead time: vaikimisi peidetakse ajad, milleni on vähem kui 2 tundi (vt Setting Minimum Booking Lead Time).

• Buffer: kogu kestus koos puhverajaga peab mahtuma töötaja saadavusse, kuigi klient näeb ainult teenuse kestust.

Mitme spetsialistiga visiidid

Kui Visits with several professionals on sisse lülitatud ja ükski spetsialist ei saa teha kõiki valitud teenuseid, muutub broneering visiidiks, kus iga teenuse jaoks on oma spetsialist, mitte ühe spetsialistiga kogu broneeringuks. Teenused toimuvad üksteise järel kliendi valitud järjekorras; vt Book a visit with multiple professionals.