Nutikas ajastamine: juhend

Nutikas ajastamine aitab Taimlil sinu kalendrit mõistlikult täita: see määrab spetsialisti automaatselt, väldib päevakavasse väikeste vabade ajavahemike tekkimist ja lisab kohtumiste ümber lisaaega. Peamised seaded leiad jaotisest Seaded > Broneerimine ja saadavus, paneelilt Broneerimisseaded ning iga teenusevariandi juurest ühe välja alt.

Ajastamise seaded lühidalt

Ava Seaded ja leia jaotis Broneerimine ja saadavus. Seal on viis seadet, mis määravad, kuidas kliendid broneerivad:

Sama paneeli seade Kalendri kellaajad muudab ainult sinu administraatorikalendris nähtavaid kellaaegu. See ei muuda aegu, mida kliendid saavad broneerida (vt Kalendris kuvatavate kellaaegade valimine). Iga töötaja saab oma kalendri ajapilu intervalli muuta jaotises Minu eelistused.

Spetsialisti automaatne määramine

Kui klient ei vali konkreetset spetsialisti, määrab Taimli selle automaatselt broneeringu esitamisel. Broneerimisvoo etapis Spetsialisti valimine kuvatakse esimese valikuna Ükskõik milline vaba spetsialist; selle valivad kliendid liiguvad otse aja valimise juurde ning spetsialist määratakse broneeringu esitamisel.

See etapp kuvatakse ainult siis, kui seade Luba klientidel spetsialist valida on sisse lülitatud ja valitud teenuseid saab teha rohkem kui üks kvalifitseeritud spetsialist. Kui kvalifitseeritud töötajaid on üks või mitte ühtegi, määrab Taimli spetsialisti automaatselt ja klient etappi ei näe.

Automaatne määramine käib sinu töötajate järjekorras, nii jagunevad broneeringud töötajate vahel ega satu alati samale töötajale. Töötaja sobib ainult siis, kui ta:

• Saab teha kõiki valitud teenuseid (vt Töötajate oskuste haldamine)

• On saadaval kogu kohtumise ajaks, sealhulgas puhverajaks

• Kalendris pole tal samal ajal muud kohtumist

• Vastab sinu tühikute vältimise ja minimaalse etteteatamisaja reeglitele

Tühikute vältimine

Seade Tühikute vältimine määrab, kas klientidele pakutavad broneerimisajad peaksid vältima väikeste vabade ajavahemike tekkimist kalendrisse. Valikus on kuus võimalust:

• Väljas: kliendid saavad broneerida mis tahes sobiva algusaja. Kohtumiste vahele võivad jääda väikesed vabad ajavahemikud.

• Vähenda kalendris vabu ajavahemikke: pakutavad algusajad järgivad rütmi, mis põhineb valitud teenuse täielikul blokeeritud kestusel (koos puhverajaga) või kaitstud ajavahemikul, olenevalt sellest, kumb on pikem. Kaitstud ajavahemik arvutatakse sinu pikima teenusevariandi kestuse ja puhveraja põhjal ning selle ülempiir on 120 minutit.

• Järjestikused broneeringud (esimene broneering piiranguteta): kui ajavahemikus on vähemalt üks kohtumine, jäävad broneeritavaks ainult algusajad, mis puutuvad vahetult kokku olemasoleva kohtumisega. Tühjas ajavahemikus jäävad alles kõik algusajad.

• Järjestikused broneeringud: kohtumise olemasolul kehtib sama reegel, kuid tühjas ajavahemikus jäävad broneeritavaks ainult esimene ja viimane algusaeg.

• Range tühikute vältimine: kui ajavahemikus on kohtumine, jäävad broneeritavaks ainult algusajad, mis paiknevad selle kohtumise kõrval või ajavahemiku vaba serva juures. Keskmised ajad eemaldatakse. Tühjas saadavusvahemikus jäävad broneeritavaks ainult esimene ja viimane algusaeg.

• Range tühikute vältimine (esimene broneering piiranguteta): toimib samamoodi, kui ajavahemikus on vähemalt üks kohtumine, kuid tühjas saadavusvahemikus jäävad alles kõik loodud algusajad.

Tühikute vältimist rakendatakse nii siis, kui Taimli loob klientidele nähtavad ajapilud, kui ka esitatud broneeringu kinnitamisel. Kui klient esitab aja, mis enam ei sobi, näeb ta teadet „See aeg pole enam saadaval, palun vali mõni teine aeg.” ja suunatakse tagasi aja valimise juurde.

Teenusevariandi puhveraeg

Väljad Puhveraeg valikutes Uus teenus ja Muuda teenust lisavad pärast kohtumist blokeeritud aega minutites (vt Teenusevariantide loomine ja haldamine). Määra see iga variandi jaoks eraldi, näiteks klientidevaheliseks koristusajaks.

Puhveraeg pikendab kalendris blokeeritud aega, kuid ei muuda seda, mida klient näeb. 30-minutiline teenus koos 15-minutilise puhverajaga blokeerib töötaja kalendrist 45 minutit, kuigi klient broneerib näiliselt 30-minutilise kohtumise. Puhveraeg ei lükka algusaega edasi; see vähendab, mitu algusaega ajavahemikku mahub, ja võib muuta ajavahemiku broneerimiseks liiga lühikeseks.

Kui klient broneerib mitu teenust, liidetakse kestused ja puhverajad kokku: 30-minutiline teenus koos 30-minutilise puhverajaga nõuab, et töötaja oleks saadaval 60 minutit. Puhveraeg mõjutab ka kaitstud ajavahemikku, mida kasutatakse seades Vähenda kalendris vabu ajavahemikke.

Levinud broneerimispiirangud

Need reeglid määravad, kas algusaega saab broneerida, ning igaüks neist võib ajapilusid märkamatult eemaldada:

• Saadavus: kliendid saavad broneerida ainult sinu avatud ajapiludes (vt Saadavuse seadistamine).

• Oskused: broneeringu jaoks on vaja töötajat, kes on kvalifitseeritud kõiki valitud teenuseid tegema, välja arvatud juhul, kui seade Mitme spetsialistiga külastused määrab igale teenusele eraldi kvalifitseeritud spetsialisti. Teenuseid, mida ükski kvalifitseeritud töötaja teha ei saa, ei saa veebis broneerida.

• Ajapilu intervall: algusaegu pakutakse iga 15, 30, 60 või 90 minuti järel. Kui saadavus algab intervallide vahelisel ajal, ümardatakse algusaeg üles järgmise intervallini.

• Minimaalne etteteatamisaeg: vaikimisi peidetakse ajapilud, mille alguseni on vähem kui 2 tundi (vt Minimaalse broneerimise etteteatamisaja määramine).

• Puhveraeg: kogu kestus koos puhverajaga peab mahtuma töötaja saadavusaega, kuigi klient näeb ainult teenuse kestust.

Mitme spetsialistiga külastused

Kui seade Mitme spetsialistiga külastused on sisse lülitatud ja ükski spetsialist ei saa teha kõiki valitud teenuseid, muutub broneering ühe spetsialistiga kogu broneeringu asemel külastuseks, kus igal teenusel on oma spetsialist. Teenused toimuvad järjestikku kliendi valitud järjekorras; vt Mitme spetsialistiga külastuse broneerimine.